在2019冠状病毒病危机期间,远程HOA会议成为常态,因为它们允许协会在不危及业主健康和安全的情况下继续开展业务. 但是,如果这种会议在大流行后继续存在?
HOA远程会议和COVID-19的作用
对于许多业主协会来说,远程会议并不总是标准的. 事实上, 许多业主协会被明确要求在面对面的会议上进行协会业务和对问题进行投票,因为这些事情通常需要设立法定人数. 然而,COVID-19大流行的出现改变了这一切.
随着COVID-19在全球蔓延,各国纷纷关闭, 但很快就发现,HOA董事会无法像往常一样继续经营下去. 根本没有办法在不危及成员健康和安全的情况下举行面对面的会议. 毕竟,COVID-19及其许多变种具有高度传染性.
不久之后,各州 比如北卡罗来纳州 发布了一个又一个的行政命令,允许像hoa这样的非营利组织举行虚拟会议. 这使得协会事务得以进行,并为董事会提供了一种即使在家里也能管理各自社区的方法.
现在, 随着疫苗的不断推出, 许多协会都在想,远程HOA董事会会议是否应该——甚至可以——继续下去.
远程HOA会议的好处
新冠肺炎疫情无疑给HOA董事会带来了巨大的困难和压力. 正是由于虚拟的HOA会议,董事会才得以履行其日常职责.
通过虚拟会议, 董事会成员能够讨论问题, 对重要事项进行表决, 做出明智的决定.
但, 除了在健康危机时很方便, 以下是举办远程HOA会议对协会有益的主要原因.
1. 更高的出勤率
许多业主要么忙于工作,要么忙于家庭生活,无法亲自参加会议. 像这样, 当老板们不需要从繁忙的日程中挤出时间时, 虚拟HOA董事会会议见 更高的出勤率.
通过远程会议,业主可以一边听讨论,一边应付其他活动. 它们也不受地理位置的限制. 远程业主协会会议通常更方便,因为业主可以在任何有互联网连接的地方参加会议.
2. 更好的参与
较高的出勤率自然会导致更积极的参与, 但会议的虚拟设置也对参与度有直接影响.
有了远程HOA会议,那些 害怕公开演讲 或者只是害羞的人被鼓励更多地参与进来. 毕竟,当人们不盯着你的时候,表达你的担忧要容易得多.
虽然规则可以从一个HOA到另一个, 在虚拟会议期间可以关闭摄像头, 这样一来,说话的一方的压力就会小一些. 另外, 有些人只是在熟悉的环境中更容易表达自己——在家开会就可以做到这一点.
3. 更多董事候选人
许多协会很难找到有兴趣的所有者自愿担任董事会的职位.
股东们通常对加入董事会感到担忧,正是因为这需要付出很大的努力. 董事会成员必须定期参加会议,只要被要求出席就行.
然而,虚拟会议改变了这一点. 通过这样的会议,董事会成员即使不在城里也能参加会议. 对于雪鸟来说尤其如此.
取消地域限制,就可以在招募志愿董事时撒下更大的网. 考虑到这种灵活性,房主更有可能想要成为他们协会的董事会成员.
4. 降低了成本
如果你是一个注重成本的HOA,远程会议听起来肯定对你更有吸引力. 远程HOA会议最明显的省钱方式是减少差旅费. 这不仅适用于董事会成员和业主,也适用于协会律师.
有时,你不确定在某个特定的会议上是否需要法律顾问. 你打电话给你的律师参加,以防万一,但这仍然会招致业主协会的法律费用. 相比, 通过虚拟会议, 当需要时,你可以简单地要求你的律师加入虚拟会议.
除此之外,远程会议更环保. 打印通知的费用, 议程, 通过虚拟会议,选票以及邮寄选票的成本将大大降低. 这既节省了金钱又节省了纸张,从而减少了你的生态足迹.
疫情过后,远程HOA会议还允许吗?
在新冠疫情之后,想要继续举行虚拟会议是一回事. 但是,是否允许是完全不同的问题.
如前所述, 许多州发布了行政命令,允许hoa等非营利组织举行远程会议,以便业务能够继续. 随着这些命令的到期和限制的解除, 虽然, 我想到了这个问题, “大流行过后,房主协会还能举行虚拟会议吗??”
答案取决于两件事:州法律和你的政府文件. 如果你生活在一个即使在非紧急情况下也允许远程HOA会议的州, 然后您可能有能力继续这样的设置. 例如,在佛罗里达州,州法规允许 非营利性公司举行虚拟会议. 新罕布什尔也有类似的法规,只要他们的声明或章程允许.
这就引出了第二个因素——你的治理文件. 在没有明确规定这一要求的州, 这是一个协会的章程或宣言,将阐明. 如果您的文档允许您以这种方式召开远程会议并执行业务, 那你当然可以这么做.
在过去的一年多里,许多业主协会都因为新冠疫情等事件而匆忙修改了管理文件,允许进行虚拟会议. 就像所有有法律影响的决定一样, 虽然, 最好在这个问题上咨询你的业主协会律师.
远程HOA会议将继续存在-但不是唯一的
考虑到虚拟会议提供的好处,以及有多少成员似乎喜欢它们, 许多人预计,这样的会议将成为许多协会的主要活动,尤其是那些已经修改了文件以允许举行此类会议的协会. 这在通常由度假屋组成的hoa中也将更为常见,因为业主并不总是乐意在现场.
不过,这并不是说远程会议将仍然是唯一的沟通方式. 更有可能的是,未来的HOA董事会会议将是远程会议和面对面会议的结合.
而虚拟会议很方便, 许多成员确实喜欢面对面会议带来的亲密和轻松. 这也更有意义 年度会议 亲自发生:亲自发生. 因此,董事会可能会在个案的基础上利用远程HOA会议.
从现在开始
毫无疑问,远程HOA会议为协会在COVID-19大流行期间继续开展业务提供了一种安全简便的方式. 鉴于他们的优势, 远程会议可能会融入许多协会的正常程序, 前提是州法律和政府文件允许这样做.
经营一个业主协会往往困难重重, 在没完没了的联邦和州法律中穿行,你会感到不知所措. 让雪松管理集团提供帮助. 今天致电(799)252-3327或 在线冰球突破豪华版官网 了解更多.
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