一名优秀的社区协会经理是顺利经营居屋计划的关键. 虽然严格来说不是董事会成员, 在管理协会的运营方面,他们与董事会携手合作. 社区管理者的具体职责通常因公司和社区而异. 这些责任可以从财务规划到垃圾收集.
因为他们的手指在这么多馅饼,重要的是你的社区经理是有效的. 今天,我们将回顾一些优秀社区协会经理的基本素质. 这样,你就会知道你的同事是否在做他们的工作,或者是时候改变了. 或者,如果你是一名社区经理,你将能够确定一些需要改进的空间.
优秀社区协会经理的一般做法
虽然他们的工作大部分仍在幕后, 社区协会经理对任何社区协会都是必不可少的. 没有他们,社团就会分崩离析. 有些人天生擅长管理社区协会, 而其他人并不是天生就有这些技能. 幸运的是, 只需要一点时间和努力, 几乎任何人都可以成为一名有效的社区协会经理.
1. 快速清晰地沟通
社区管理者作为协会和管理公司之间的中间人. 无论什么时候发生了什么事,无论是否与维护有关, 计费, 或者甚至是社区活动——这取决于经理把消息传出去,并回答有关正在发生的事情的问题.
对经理来说,平易近人和圆滑是很重要的. 他们应该是良好的沟通者,能够及时传播重要信息. 幸运的是,有了科技,发布公告变得更容易了.
2. 调解和辩护
社区经理的大部分工作是解决冲突. 分歧永远是任何合作的一部分. 即使在关系最紧密的社区,也会出现冲突.
社区协会中有许多不同的利益团体. 双方的利益并不总是完全一致. 社区管理者必须听取所有的投诉,不给予任何特定的一方特殊待遇. 不管是协会成员之间, 在成员和董事会之间, 董事会和供应商之间的关系, ,偶尔, 协会和管理公司之间.
在所有情况下, 一个好的社区管理者必须做出明智的决定, 在作出判决前对问题进行研究. 他们必须确保他们的决定是基于具体的政策或政策 管理文档. 他们不应该让个人感情模糊了他们的判断.
3. 公正与公平
关于上面这一点, 一个好的社区协会管理者公正、公平地对待所有的成员. 经理必须不偏心,必须把个人关系排除在外. 他们必须在执行规则和违规行为方面保持一致.
然而,这并不只适用于董事会成员喜欢的居民. 他/她可能会对他/她不喜欢的住院医生比对其他人更严厉. 在这种情况下,你必须抵制住这种冲动,不管这个住客是多么令人讨厌或不愉快. 以公正和公平的方式对待每个人, 他/她消除了失去他/她作为一个好的社区协会经理的信誉的风险.
4. 随时可用(在合理范围内)
危机很少发生在工作时间. 因此,社区协会管理并不总是一个严格的朝九晚五的工作. 作为董事会与管理公司之间的主要联系点, 即使在大多数人打卡下班后,他们也经常被要求采取行动.
除了这种危机解决方案, 社区经理通常被要求参加董事会会议, 违章驾车通过, 或在正常工作时间以外执行其他现场任务. 优秀的管理者会从容地承担这些责任,但仍然会设定界限.
一个好的社区协会经理不应该被追捕. 他们应该很容易接触到,对问题反应迅速. 然而,这并不意味着他们不被允许在协会之外拥有自己的生活. 毕竟, 危机或预定的会议与半夜回答一些小问题是有区别的.
5. 总是知识渊博的
大多数董事会成员(以及协会成员)都太过专注于自己的个人生活和职业生涯,无法从内到外了解运营HOA的方方面面. 毕竟,这就是他们聘请管理公司的原因.
优秀的社区协会经理总是能够回答问题. 如果他们不知道答案, 他们将能够迅速获得救援物资,或者为居民指明他们需要去的地方. 他们还必须熟悉协会的管理文件, 以及任何相关的联邦, 状态, 或者当地法律.
此外, 一个有效的社区协会管理者不会回避对知识的追求. 如果给他们学习的机会,他们会抓住的.
6. 有备份
最后,最好的社区协会经理是由一个强大的团队在办公室支持. 而管理者本身则充当社区的单点联系人, 社区管理需要更多的人来完成这项工作.
社区通常通过协会管理公司聘请社区经理. 这家公司将为一个社区处理大量的后台工作, 比如会计或会费征收. 然而,他们也经常有客户支持人员随时准备回答居民的问题. 这对大型社区尤其有用, 经理根本没有时间回答每个协会成员的每个问题.
7. 财务透明
当你身居高位时, 为了自己的利益,人们很容易篡改规则或篡改账目. 虽然这可能并不直接适用于社区经理, 它可能适用于董事会的某些成员,特别是财务主管.
如果管理者不定期向社区成员提供更新,就很容易失去社区成员的信任 HOA的财务状况. 当管理者失去了他们的信任,情况就会迅速恶化. 出于这个原因,社区协会的管理者必须保持财务透明.
必须让所有居民都了解社区的财务状况, 不管是积极的还是消极的. 对协会可能遇到的任何财务困难都要诚实. 隐瞒事实或篡改财务报告只会播下不信任的种子.
8. 让社区参与进来
并不是所有的房主都像你希望的那样积极参加会议和活动. 有些人可能觉得不重要或漠不关心,而另一些人可能只是太害羞而不愿参与. 作为一名社区协会经理,工作的一部分就是让所有成员都参与进来.
管理者能做的一件事就是计划 社区活动 让大家团结在一起. 可以是简单的聚餐或宾果游戏之夜. 当管理者遇到社区居民时, 他们应该从一天中抽出时间来打招呼或聊天. 询问他们是否有需要关注的问题.
这些行为可能看起来微不足道,但它们确实会产生影响. 毕竟,通过建立积极的联系,一个社区会变得更强大.
9. 记得休息一下
把它列在这个清单上听起来很有趣, 但你会惊讶于社区经理的工作压力有多大. 社区协会的管理者必须不断地处理任务和投诉,同时牢记社区的最大利益. 他们的责任似乎无穷无尽.
做这样一份让人筋疲力尽的工作,很容易忘记偶尔喘口气. 心理健康很重要. 为了保持理智,继续做好经理的工作, 他/她必须学会时不时地休息一下. 和朋友聊聊天或者出去呼吸新鲜空气. 仅仅10分钟的独处时间就能创造奇迹. 休息帮助一个人重新振作起来 提高生产力.
今天就做一个好的社区协会经理
一个好的社区协会经理就像一台运转良好的机器. 他们优雅地解决危机,轻松地修补社区中的烦恼. 他们总是乐于交谈,并完全致力于他们所管理的社区.
并不是每个人都有能力成为一名有效的社区协会经理. 如果这些项目不能描述你的经理或管理公司,也许是时候换一个了. 考虑冰球突破豪华版官网.
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